Surat Tunjuk Sebab Tidak Hadir Kerja (4 Contoh)

Surat tunjuk sebab tidak hadir kerja adalah surat rasmi yang dikeluarkan oleh Ketua Jabatan atau pihak pengurusan kepada seorang penjawat awam yang didapati tidak hadir kerja tanpa kebenaran atau alasan yang sah. Surat ini memperincikan tarikh dan tempoh ketidakhadiran, serta meminta penjawat awam tersebut untuk memberi penjelasan secara bertulis dalam tempoh yang ditetapkan.

Tujuan surat tunjuk sebab adalah untuk memberi peluang kepada penjawat awam untuk memberi respons sebelum sebarang tindakan tatatertib diambil, selaras dengan prinsip keadilan asasi dan Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Kelakuan dan Tatatertib) 1993.

Surat Tunjuk Sebab

Contoh Surat Tunjuk Sebab

Contoh Surat Tunjuk Sebab Tidak Hadir Kerja

Berikut ialah contoh surat tunjuk sebab tidak hadir kerja. Pastikan alasan kukuh, supaya boss boleh terima.

<Nama Pekerja>
<Alamat Pekerja>

Tarikh :  <Tarikh>
Pengurus,
<Nama Syarikat>
<Alamat Syarikat>

Tuan/Puan,
SURAT TUNJUK SEBAB KETIDAKHADIRAN  KERJA
Saya dengan segala hormatnya, merujuk kepada perkara, saya <Nama Pekerja> tidak dapat hadir kerja pada <Tarikh tidak datang kerja>.

2. Sebab ketidakhadiran saya ialah kerana <Sebab tidak datang kerja>. <Contohnya, saya tidak dapat hadir kerana mengalami migrain yang berpanjangan. Saya kepilkan sekali surat pelepasan doktor, dengan MC dari <Nama klinik>.
3. Saya ingin memohon maaf sekiranya ketidakhadiran saya menyusahkan Tuan.
4. Saya berjanji tidak akan mengulangi lagi perkara ini. Saya juga akan memaklumkan Tuan terlebih dahulu jika tidak dapat hadir pada saat akhir.

Sekian, terima kasih.
Yang benar,
……………………………………………
<Nama Pekerja>

Contoh Surat Tunjuk Sebab Tidak Hadir Kursus

Berikut ialah contoh surat tunjuk sebab tidak hadir kursus. Biasanya, kursus berlangsung beberapa hari, dan bukannya sehari. Pastikan alasan itu masuk akal untuk menyatakan kenapa tidak hadir kursus.

<Nama Pekerja>
<Alamat Pekerja>

Tarikh :  <Tarikh>
Pengurus,
<Nama Syarikat>
<Alamat Syarikat>

Tuan/Puan,
SURAT TUNJUK SEBAB KETIDAKHADIRAN  KURSUS
Dengan segala hormatnya, merujuk kepada perkara di atas, saya <Nama Pekerja> tidak dapat hadir ke <Nama kursus> pada <Tarikh tidak datang kursus, tarikh sekian-sekian> yang bertempat di <Lokasi kursus berlangsung>.

2. Sebab ketidakhadiran saya ialah kerana <Sebab tidak datang kursus>. <Contohnya, saya tidak dapat hadir kursus kerana anak saya kurang sihat, dan tiada siapa dapat menjaganya. Saya bimbang dengan tahap kesihatan anak saya, yang pada masa itu masih belum pulih sepenuhnya.>
3. Saya ingin memohon maaf sekiranya ketidakhadiran saya menyusahkan Tuan.
4. Saya berjanji tidak akan mengulangi lagi perkara ini. Saya juga akan memaklumkan Tuan terlebih dahulu jika tidak dapat hadir pada saat akhir.

Sekian, terima kasih.
Yang benar,
……………………………………………
<Nama Pekerja>

Contoh Surat Tunjuk Sebab Tidak Hadir Mesyuarat

Berikut ialah contoh surat tunjuk sebab tidak hadir mesyuarat. Walaupun cuma tidak datang ke mesyuarat, tulis alasan yang logik dan masuk akal. Bukan main asal tulis.

<Nama Pekerja>
<Alamat Pekerja>

Tarikh :  <Tarikh>
Pengurus,
<Nama Syarikat>
<Alamat Syarikat>

Tuan/Puan,
SURAT TUNJUK SEBAB KETIDAKHADIRAN  MESYUARAT
Dengan segala hormatnya, merujuk kepada perkara di atas, saya <Nama Pekerja> tidak dapat hadir ke <Nama mesyuarat> pada <Tarikh tidak datang mesyuarat> di <Tempat mesyuarat>.

2. Sebab ketidakhadiran saya ialah kerana <Sebab tidak datang mesyuarat>. <Contohnya, saya tidak dapat hadir kerana mengalami cirit birit di rumah. Namun, tidak pergi ke klinik dan tidak mendapat surat pelepasan doktor>.
3. Saya ingin memohon maaf sekiranya ketidakhadiran saya menyusahkan Tuan.
4. Saya berjanji tidak akan mengulangi lagi perkara ini. Saya juga akan memaklumkan Tuan terlebih dahulu jika tidak dapat hadir pada saat akhir.

Sekian, terima kasih.
Yang benar,
……………………………………………
<Nama Pekerja>

Contoh Surat Tunjuk Sebab Lewat Hadir Kerja

Berikut ialah contoh surat tunjuk sebab lewat hadir kerja yang boleh digunakan.

<Nama Pekerja>
<Alamat Pekerja>

Tarikh :  <Tarikh>
Pengurus,
<Nama Syarikat>
<Alamat Syarikat>

Tuan/Puan,
SURAT TUNJUK SEBAB LEWAT HADIR  KERJA
Saya dengan segala hormatnya, merujuk kepada perkara, saya <Nama Pekerja> lewat hadir kerja pada <Tarikh tidak datang kerja>.

2. Sebab kelewatan saya ialah kerana <Sebab lewat datang kerja>. <Contohnya, saya lewat hadir kerja kerana menghantar anak saya ke klinik terlebih dahulu. Anak saya mengalami demam panas yang teruk. Anak saya juga muntah-muntah.>
3. Saya ingin memohon maaf sekiranya kelewatan saya menyusahkan Tuan.
4. Saya berjanji tidak akan mengulangi lagi perkara ini. Saya juga akan memaklumkan Tuan terlebih dahulu jika lewat datang kerja pada hari tersebut.

Sekian, terima kasih.
Yang benar,
……………………………………………
<Nama Pekerja>

Kepentingan Surat Tunjuk Sebab

Surat tunjuk sebab tidak hadir kerja adalah penting dalam konteks pengurusan sumber manusia dan tatatertib penjawat awam di Malaysia.

Berikut adalah beberapa sebab utama mengapa surat tunjuk sebab perlu dikeluarkan apabila seorang penjawat awam gagal hadir kerja tanpa kebenaran atau alasan yang sah:

Memastikan keadilan dan ketelusan

Surat tunjuk sebab memberi peluang kepada penjawat awam untuk memberi penjelasan tentang ketidakhadiran mereka sebelum sebarang tindakan tatatertib diambil. Ini memastikan bahawa proses tatatertib dijalankan secara adil dan telus, selaras dengan prinsip keadilan asasi (natural justice).

Mendokumentasikan ketidakhadiran

Surat tunjuk sebab berfungsi sebagai dokumen rasmi yang merekodkan ketidakhadiran penjawat awam dan tindakan tatatertib yang diambil. Ini penting untuk tujuan dokumentasi dan rujukan pada masa hadapan, terutamanya jika terdapat sebarang pertikaian atau rayuan terhadap keputusan tatatertib.

Mengenal pasti masalah

Melalui respons kepada surat tunjuk sebab, pihak pengurusan dapat mengenal pasti masalah atau isu yang mungkin menyebabkan ketidakhadiran penjawat awam tersebut. Ini membolehkan langkah-langkah intervensi yang sesuai diambil, seperti kaunseling atau program bantuan pekerja, untuk menangani masalah tersebut dan mengelakkan ketidakhadiran pada masa hadapan.

Mendisiplinkan pekerja dalam kehadiran

Pengeluaran surat tunjuk sebab menghantar mesej yang jelas bahawa ketidakhadiran tanpa alasan yang sah tidak akan ditoleransi dalam perkhidmatan awam. Ini dapat menggalakkan disiplin dan meningkatkan tahap kehadiran di kalangan penjawat awam, seterusnya menyumbang kepada produktiviti dan kecekapan organisasi.

Mematuhi keperluan perundangan

Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Kelakuan dan Tatatertib) 1993 memerlukan Ketua Jabatan untuk memberi peluang kepada penjawat awam untuk membuat representasi sebelum mengenakan hukuman tatatertib. Pengeluaran surat tunjuk sebab memastikan bahawa proses tatatertib mematuhi keperluan perundangan yang ditetapkan.

Mengekalkan integriti perkhidmatan awam

Sebagai penjawat awam, adalah penting untuk mengekalkan tahap integriti dan profesionalisme yang tinggi dalam menjalankan tugas. Ketidakhadiran tanpa alasan yang sah boleh menjejaskan imej dan reputasi perkhidmatan awam. Surat tunjuk sebab adalah satu cara untuk memastikan bahawa penjawat awam bertanggungjawab atas tindakan mereka dan mematuhi standard tingkah laku yang ditetapkan.

Apakah Kepentingan Surat Tunjuk Sebab dalam Proses Tatatertib?

Surat tunjuk sebab memainkan peranan penting dalam memastikan keadilan dan ketelusan dalam proses tatatertib penjawat awam. Ia memberi peluang kepada penjawat awam untuk memberi penjelasan dan mempertahankan diri sebelum sebarang hukuman dikenakan. Ini adalah selaras dengan prinsip keadilan asasi (natural justice) yang memastikan bahawa seseorang itu tidak boleh disabitkan dengan sesuatu kesalahan tanpa diberi peluang untuk didengar.

Selain itu, surat tunjuk sebab juga berfungsi sebagai dokumen rasmi yang merekodkan kesalahan yang dilakukan dan tindakan tatatertib yang diambil. Ini penting bagi tujuan dokumentasi dan rujukan pada masa hadapan, terutamanya jika terdapat sebarang pertikaian atau rayuan terhadap keputusan tatatertib tersebut.

Tatakelakuan Pengurusan Tatatertib Pegawai Awam

Surat tunjuk sebab adalah sebahagian daripada proses tatatertib yang diperuntukkan di bawah undang-undang Malaysia. Ia dikawal selia oleh Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Kelakuan dan Tatatertib) 1993, yang digubal di bawah Seksyen 4 Akta Badan-Badan Berkanun (Tatatertib dan Surcaj) 2000 [Akta 605]. Peraturan ini menetapkan prosedur yang perlu diikuti dalam mengendalikan kes-kes tatatertib, termasuk pengeluaran surat tunjuk sebab.

Menurut Peraturan 37 Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Kelakuan dan Tatatertib) 1993, sebelum seseorang penjawat awam boleh dikenakan apa-apa hukuman tatatertib, Ketua Jabatan hendaklah terlebih dahulu memberikan pegawai itu suatu peluang untuk membuat representasi secara bertulis terhadap tindakan tatatertib yang dicadangkan terhadapnya dengan menyerahkan kepadanya suatu pernyataan bertulis mengenai dakwaan terhadapnya dan memintanya memberi penjelasan secara bertulis dalam tempoh yang ditetapkan.

Apakah Kandungan Surat Tunjuk Sebab?

Surat tunjuk sebab lazimnya mengandungi butiran berikut:

1. Perincian kesalahan atau pelanggaran peraturan yang dilakukan oleh penjawat awam tersebut.
2. Tarikh, masa, dan lokasi kejadian, jika berkaitan.
3. Bukti atau saksi yang menyokong dakwaan tersebut.
4. Peruntukan undang-undang atau peraturan yang berkaitan dengan kesalahan tersebut.
5. Hukuman yang mungkin dikenakan sekiranya dakwaan tersebut terbukti.
6. Tempoh masa yang diberikan kepada penjawat awam untuk memberi respons atau representasi bertulis.

Bagaimana Proses Pengeluaran Surat Tunjuk Sebab?

Apabila seorang penjawat awam didapati melakukan kesalahan atau melanggar peraturan, Ketua Jabatan atau pegawai yang diberi kuasa akan memulakan siasatan dalaman. Jika terdapat bukti yang mencukupi untuk menyokong dakwaan tersebut, surat tunjuk sebab akan dikeluarkan kepada penjawat awam yang terlibat.

Surat tunjuk sebab hendaklah diserahkan kepada penjawat awam secara peribadi atau melalui pos berdaftar ke alamat terakhir yang diketahui. Penjawat awam tersebut lazimnya diberi tempoh 21 hari dari tarikh penerimaan surat untuk memberi respons secara bertulis. Dalam kes-kes tertentu, tempoh ini boleh dilanjutkan atas budi bicara Ketua Jabatan.

Macam Mana Cara Balas Surat Tunjuk Sebab?

Apabila menerima surat tunjuk sebab, penjawat awam yang terlibat mempunyai beberapa pilihan:

Memberi penjelasan secara bertulis

Penjawat awam boleh memberikan penjelasan atau alasan bagi tindakan mereka, serta mengemukakan sebarang bukti atau saksi yang menyokong penjelasan tersebut.

Memohon untuk dibicarakan dalam siasatan

Jika penjawat awam merasakan dakwaan tersebut tidak berasas atau memerlukan penjelasan lanjut, mereka boleh memohon untuk dibicarakan dalam siasatan domestik di hadapan panel tatatertib.

Mengaku kesalahan dan menerima hukuman

Penjawat awam boleh mengaku kesalahan yang didakwa dan menerima hukuman yang dicadangkan tanpa memberi sebarang representasi.

Jika penjawat awam gagal memberi respons dalam tempoh yang ditetapkan, Ketua Jabatan boleh meneruskan tindakan tatatertib berdasarkan bukti yang ada tanpa representasi penjawat awam tersebut.

Apakah Jenis Tindakan Tatatertib Yang Dikenakan Terhadap Penjawat Awam?

Setelah menerima respons daripada penjawat awam, Ketua Jabatan akan meneliti representasi yang dikemukakan serta bukti-bukti yang ada. Jika representasi penjawat awam didapati tidak memuaskan atau gagal menjelaskan dakwaan yang dibuat, Ketua Jabatan boleh meneruskan tindakan tatatertib dan mengenakan hukuman yang sewajarnya.

Hukuman yang mungkin dikenakan termasuk:

1. Amaran secara lisan atau bertulis
2. Denda
3. Lucut hak emolumen
4. Turun pangkat
5. Buang kerja

Hukuman yang dikenakan akan bergantung pada jenis dan tahap keseriusan kesalahan yang dilakukan, serta rekod perkhidmatan penjawat awam tersebut.

Statistik dan Fakta Berkaitan Kes Tatatertib Penjawat Awam

Menurut Laporan Tahunan 2020 Suruhanjaya Perkhidmatan Awam (SPA), sebanyak 4,943 kes tatatertib telah dilaporkan dalam perkhidmatan awam Malaysia pada tahun tersebut. Dari jumlah ini, 2,645 kes (53.5%) melibatkan kesalahan tidak hadir bertugas tanpa cuti atau kebenaran, dan 799 kes (16.2%) melibatkan kesalahan penggunaan dadah.

Dalam kajian yang diterbitkan dalam Journal of Public Administration and Governance pada tahun 2018 oleh penyelidik dari Universiti Utara Malaysia, didapati bahawa kebanyakan penjawat awam yang terlibat dalam kes tatatertib adalah dari kumpulan sokongan (support group), dengan 76.9% daripada responden terdiri daripada kumpulan ini.

Kajian juga menunjukkan bahawa faktor utama kesalahan tatatertib adalah sikap sambil lewa (negligence) dan kurang pengetahuan tentang peraturan.

Apakah Cabaran dalam Pelaksanaan Tindakan Tatatertib?

Walaupun surat tunjuk sebab merupakan alat penting dalam proses tatatertib, terdapat beberapa cabaran dalam pelaksanaannya. Antaranya ialah:

Kelewatan dalam proses

Proses pengeluaran surat tunjuk sebab dan tindakan tatatertib yang berikutnya sering mengambil masa yang lama, kadangkala berbulan-bulan atau bertahun-tahun. Ini boleh menjejaskan keberkesanan tindakan tatatertib dan moral penjawat awam yang terlibat.

Kekurangan keseragaman

Walaupun terdapat garis panduan umum, pelaksanaan tindakan tatatertib mungkin berbeza antara jabatan dan agensi kerajaan. Ini boleh menyebabkan ketidakseragaman dalam pengenaan hukuman untuk kesalahan yang serupa.

Kekurangan pemahaman di kalangan penjawat awam

Tidak semua penjawat awam mempunyai pemahaman yang jelas tentang proses tatatertib dan hak mereka apabila menerima surat tunjuk sebab. Ini boleh menyebabkan mereka gagal memberi respons yang sewajarnya atau tidak mengambil tindakan yang diperlukan untuk mempertahankan diri.

Untuk menambahbaik keberkesanan surat tunjuk sebab dan proses tatatertib secara keseluruhan, beberapa langkah boleh diambil:

1. Mempercepatkan proses tatatertib di mana jabatan dan agensi kerajaan perlu berusaha untuk mempercepatkan proses siasatan dalaman dan pengeluaran surat tunjuk sebab bagi memastikan tindakan tatatertib diambil secara tepat pada masanya.
2. Meningkatkan keseragaman dengan membuat garis panduan yang lebih jelas dan terperinci. Ia perlu dibangunkan untuk memastikan keseragaman dalam pelaksanaan tindakan tatatertib di seluruh perkhidmatan awam.
3. Memperkasakan penjawat awam dengan program pendidikan dan kesedaran yang dijalankan untuk meningkatkan pemahaman penjawat awam tentang proses tatatertib dan hak mereka. Ini akan membolehkan mereka memberi respons yang lebih baik apabila menerima surat tunjuk sebab dan mengambil tindakan yang sewajarnya untuk mempertahankan diri.
4. Mengoptimumkan penggunaan teknologi dalam penggunaan sistem pengurusan kes tatatertib. Ini boleh membantu mempercepatkan proses, meningkatkan kecekapan, dan memastikan dokumentasi yang lebih baik dalam kes-kes tatatertib.

Kesimpulan

Ketidakhadiran seorang pekerja di tempat kerja tanpa penjelasan yang rasmi boleh dianggap sebagai satu kesalahan. Dalam situasi sebegini, pekerja tersebut mungkin diminta untuk memberikan jawapan bertulis bagi menerangkan sebab ketidakhadiran, contohnya sakit atau lewat.

Format surat penjelasan ini haruslah mengikut garis panduan yang ditetapkan oleh jabatan dan harus mengandungi permohonan maaf atas ketidakhadiran serta komitmen untuk hadir bertugas pada masa hadapan.

Sekiranya alasan yang diberikan tidak munasabah atau ketidakhadiran berlaku secara berulang tanpa kebenaran atau pemakluman cuti, pekerja tersebut mungkin akan dikenakan amaran atau tindakan tatatertib yang sewajarnya.