Gaji Admin dan Skop Kerja di Malaysia

Admin atau pegawai pentadbiran ialah pekerja yang menguruskan dokumen, komunikasi, dan operasi harian sesebuah pejabat. Peranan admin memastikan kegiatan perniagaan berjalan lancar dengan menyokong pasukan pengurusan, kakitangan, dan pelanggan.

Gaji admin di Malaysia bermula dari RM1,800 hingga RM3,500 sebulan bergantung pada saiz syarikat, industri, dan tahap pengalaman. Admin di syarikat multinasional dan sektor kewangan lazimnya menerima gaji lebih tinggi berbanding PKS (Perusahaan Kecil dan Sederhana).

Berapa Gaji Admin di Malaysia?

Gaji admin bergantung pada jawatan, saiz syarikat, industri, dan lokasi kerja. Syarikat di Kuala Lumpur, Petaling Jaya, dan Johor Bahru menawarkan gaji lebih tinggi berbanding kawasan luar bandar.

Gaji Admin Mengikut Industri

Industri mempengaruhi paras gaji admin secara ketara:

• Minyak dan gas: RM2,500 hingga RM5,000 (termasuk elaun tapak)
• Perbankan dan kewangan: RM2,200 hingga RM4,500
• Pembinaan: RM2,000 hingga RM3,500
• Pendidikan: RM1,800 hingga RM3,000
• PKS am: RM1,800 hingga RM2,800

Selain gaji pokok, admin juga menerima faedah seperti elaun pengangkutan, elaun makan, caruman KWSP dan PERKESO, insurans perubatan, bonus tahunan, dan cuti tahunan 12 hingga 16 hari.

Skop Kerja Admin

Tugas admin merangkumi 5 bidang utama yang memastikan operasi pejabat berjalan dengan cekap.

1. Menguruskan Dokumen dan Rekod

Admin menyediakan, menyimpan, dan menguruskan dokumen rasmi seperti surat-menyurat, laporan, minit mesyuarat, dan kontrak. Mereka memastikan sistem fail (fizikal dan digital) teratur dan mudah diakses. Admin juga memproses dokumen masuk dan keluar serta menguruskan penghantaran melalui pos atau kurier.

2. Mengendalikan Komunikasi

Admin menjawab panggilan telefon, membalas e-mel, dan menerima tetamu yang datang ke pejabat. Mereka mengarahkan pertanyaan kepada jabatan yang berkenaan dan memastikan mesej disampaikan dengan tepat. Admin juga menguruskan surat-menyurat rasmi syarikat termasuk surat tawaran kerja, memo, dan notis.

3. Menguruskan Jadual dan Temujanji

Admin mengatur jadual mesyuarat, temujanji pengurusan, dan tempahan bilik mesyuarat. Mereka menyelaraskan jadual antara jabatan, mengingatkan pihak berkaitan tentang mesyuarat akan datang, dan menyediakan bahan yang diperlukan untuk mesyuarat.

4. Menguruskan Inventori dan Bekalan Pejabat

Admin memantau stok bekalan pejabat seperti kertas, alat tulis, toner pencetak, dan peralatan kecil. Mereka membuat pesanan pembelian, menyemak invois daripada pembekal, dan memastikan bekalan sentiasa mencukupi tanpa pembaziran.

5. Memberikan Sokongan Pentadbiran Am

Admin membantu dalam pelbagai tugas sokongan termasuk menguruskan perjalanan dan penginapan kakitangan, memproses tuntutan perbelanjaan, mengemaskini pangkalan data syarikat, menguruskan tempat letak kereta, dan menyelaraskan acara syarikat.

Kemahiran yang Diperlukan

Kemahiran Teknikal

Admin perlu menguasai perisian pejabat dan peralatan teknologi yang digunakan dalam operasi pentadbiran harian.

• Microsoft Office: Word, Excel, PowerPoint, dan Outlook (kemahiran wajib)
• Google Workspace: Docs, Sheets, dan Calendar
• Sistem pengurusan dokumen: SAP, Oracle, atau sistem dalaman syarikat
• Pengurusan e-mel: mengurus kotak masuk dengan berkesan, mengarkib, dan mencari dokumen
• Peralatan pejabat: printer, scanner, mesin faks, dan telefon pejabat

Kemahiran Interpersonal

Selain kemahiran teknikal, admin memerlukan kemahiran insaniah untuk berinteraksi dengan pelbagai pihak dalam syarikat.

• Komunikasi bertulis dan lisan: menyediakan surat rasmi dan berkomunikasi dengan pelbagai pihak
• Pengurusan masa: mengendalikan pelbagai tugas serentak mengikut keutamaan
• Ketelitian: memastikan dokumen dan data tepat tanpa kesilapan
• Kerja berpasukan: bekerjasama dengan semua jabatan dalam syarikat

Kelayakan Menjadi Admin

• SPM atau kelayakan setaraf (minimum untuk admin assistant)
• Diploma Pentadbiran Perniagaan atau bidang berkaitan (kelebihan besar)
• Ijazah: diperlukan untuk jawatan admin executive ke atas di syarikat besar
• Mahir Microsoft Office: terutama Word dan Excel
• Boleh berkomunikasi dalam Bahasa Melayu dan Bahasa Inggeris
• Pengalaman: 1 hingga 2 tahun untuk admin executive, tiada pengalaman diperlukan untuk peringkat permulaan

Perkembangan Kerjaya Admin

Laluan kerjaya admin menawarkan peningkatan yang jelas:

1. Admin Assistant / Clerk (peringkat permulaan)
2. Admin Executive (2-3 tahun)
3. Senior Admin Executive (3-5 tahun)
4. Admin Supervisor / Coordinator (5-7 tahun)
5. Admin Manager / Office Manager (7+ tahun)
6. HR & Admin Manager (dengan kelayakan tambahan dalam HR)

Admin yang memperoleh kemahiran dalam sumber manusia (HR) sering dinaikkan ke jawatan HR & Admin Manager kerana kedua-dua fungsi saling berkaitan di kebanyakan syarikat.

Kelebihan dan Kekurangan Bekerja Sebagai Admin

Kelebihan

Kerjaya admin menawarkan kestabilan pekerjaan dan peluang yang luas kerana setiap organisasi memerlukan sokongan pentadbiran.

• Permintaan tinggi: setiap syarikat memerlukan kakitangan admin
• Persekitaran kerja terkawal: bekerja dalam pejabat yang selesa
• Kemahiran boleh dipindahkan: pengalaman admin berguna merentasi semua industri
• Waktu kerja tetap: lazimnya 9 pagi hingga 6 petang, Isnin hingga Jumaat

Kekurangan

Walaupun stabil, kerjaya admin mempunyai beberapa cabaran terutama dari segi pampasan dan sifat kerja yang berulang.

• Gaji permulaan sederhana: bermula pada RM1,800 untuk peringkat kemasukan
• Kerja berulang: tugas harian yang rutin boleh menjadi monoton
• Tekanan pelbagai tugas: perlu mengendalikan banyak permintaan daripada pelbagai jabatan serentak
• Kurang pengiktirafan: sumbangan admin sering tidak disedari walaupun peranan ini penting

Soalan Lazim