Gaji Kerani dan Skop Kerja di Malaysia

Kerani ialah kakitangan sokongan pejabat yang bertanggungjawab menguruskan dokumen, rekod, surat-menyurat, dan tugas pentadbiran harian. Peranan kerani penting untuk memastikan operasi pejabat berjalan lancar dalam sektor kerajaan mahupun swasta.

Gaji kerani di Malaysia bermula dari RM1,500 hingga RM2,500 sebulan bergantung pada sektor, lokasi, dan pengalaman. Kerani di sektor kerajaan menerima gaji mengikut skim gaji awam Gred N11/N14, manakala kerani swasta dibayar mengikut kadar pasaran.

Berapa Gaji Kerani?

Gaji kerani bergantung pada sektor pekerjaan, jenis kerani, dan tahap pengalaman. Kerani kerajaan menerima pakej yang termasuk elaun tetap dan manfaat pencen, manakala kerani swasta bergantung pada polisi syarikat.

Selain gaji pokok, kerani juga menerima faedah bergantung pada majikan:

• Elaun perjalanan: RM50 hingga RM200 sebulan
• Elaun makan: RM100 hingga RM200 sebulan
• Caruman KWSP dan PERKESO: mengikut undang-undang
• Bonus tahunan: bergantung pada prestasi syarikat
• Cuti tahunan: 8 hingga 14 hari bergantung pada tempoh perkhidmatan

Skop Kerja Kerani

Tugas kerani merangkumi 5 bidang utama yang memastikan operasi pentadbiran pejabat berjalan dengan cekap.

1. Menyediakan Dokumen dan Laporan

Kerani menyediakan surat rasmi, memo, laporan kewangan, dan laporan jualan. Mereka memastikan dokumen mengikut format yang betul, tepat, dan kemas. Kerani juga mengemaskini dokumen sedia ada dan menyediakan salinan untuk pengedaran.

2. Mengurus Fail dan Rekod

Kerani menyusun fail mengikut kategori, memfailkan dokumen baharu, mendigitalkan fail fizikal, menyimpan fail dengan selamat, dan memusnahkan fail yang tidak diperlukan mengikut prosedur. Sistem fail yang teratur memudahkan pencarian dokumen apabila diperlukan.

3. Mengendalikan Komunikasi

Kerani menjawab panggilan telefon, membalas e-mel, dan menyambut tetamu di pejabat. Mereka menyalurkan panggilan dan pertanyaan kepada kakitangan yang berkenaan dan memastikan mesej disampaikan dengan tepat.

4. Menguruskan Surat-menyurat

Kerani menerima dan merekodkan surat masuk, mengedarkan kepada jabatan berkaitan, dan menyediakan surat keluar termasuk memastikan alamat penerima betul. Mereka juga mengurus mel elektronik dengan membalas atau menyalurkan kepada penerima yang sepatutnya.

5. Tugas Pentadbiran Am

Kerani menguruskan inventori alat tulis, menyediakan bahan untuk mesyuarat, memproses invois dan tuntutan perbelanjaan, serta membantu dalam pengaturan acara syarikat.

Jenis-jenis Kerani di Malaysia

Kerani bekerja dalam pelbagai sektor dan industri. Setiap jenis kerani mempunyai tugas tambahan yang khusus mengikut sektor.

Kerani Kerajaan

Kerani kerajaan bekerja di jabatan dan agensi kerajaan. Tugas khusus termasuk memproses permohonan awam, menyediakan laporan untuk pegawai atasan, dan memastikan pematuhan prosedur kerajaan. Dilantik melalui Suruhanjaya Perkhidmatan Awam (SPA) dengan gred N11.

Kerani Akaun dan Kewangan

Kerani akaun menguruskan tugas perakaunan seperti memproses invois, menyediakan penyata kewangan, merekodkan transaksi harian, dan menyenggara buku akaun. Memerlukan pengetahuan asas perakaunan dan kemahiran menggunakan perisian seperti SQL atau AutoCount.

Kerani Guaman

Kerani guaman bekerja di firma guaman, menyediakan dokumen undang-undang, menguruskan fail kes, dan menyelaraskan prosiding mahkamah. Memerlukan kefahaman tentang istilah dan prosedur guaman.

Kerani Bank

Kerani bank mengendalikan transaksi kewangan, mengekalkan rekod akaun, dan memberikan perkhidmatan pelanggan di kaunter bank. Memerlukan kemahiran numerik yang tinggi dan pengetahuan tentang produk perbankan.

Kerani Hospital

Kerani hospital menguruskan rekod pesakit, menjadualkan temujanji, dan memproses bil di hospital atau klinik. Memerlukan kefahaman tentang prosedur pentadbiran penjagaan kesihatan dan privasi data pesakit.

Kerani Gudang dan Logistik

Kerani gudang menjejaki inventori, memproses pesanan masuk dan keluar, dan menyelaraskan penghantaran. Memerlukan kemahiran menggunakan sistem pengurusan inventori dan organisasi yang teratur.

Kerani Lain

Kerani juga bekerja dalam sektor lain termasuk sekolah, tentera, pasaraya, kilang, hotel, ladang, dan mahkamah. Setiap sektor memerlukan pengetahuan khusus tentang operasi industri masing-masing.

Kelayakan Menjadi Kerani

• SPM atau kelayakan setaraf (minimum)
• Kemahiran Microsoft Office: Word, Excel, dan Outlook
• Kemahiran komunikasi: lisan dan bertulis dalam Bahasa Melayu dan Inggeris
• Ketelitian: perhatian terhadap butiran untuk memastikan ketepatan dokumen
• Kemahiran organisasi: boleh menguruskan pelbagai tugas dan fail secara sistematik

Untuk kerani kerajaan, permohonan dibuat melalui portal SPA (Suruhanjaya Perkhidmatan Awam) dan pemohon perlu lulus ujian psikometrik dan temuduga.

Perbezaan Kerani dan Admin

Kerani dan admin mempunyai pertindihan tugas tetapi skop kerja berbeza. Admin mempunyai tanggungjawab yang lebih luas merangkumi pengurusan komunikasi, jadual, dan operasi keseluruhan syarikat. Kerani lebih tertumpu pada tugas khusus seperti pemfailan, kemasukan data, dan pemprosesan dokumen dalam sektor atau jabatan tertentu.

Contoh Soalan Temuduga Kerani

1. Apakah pengalaman anda dalam pengurusan fail dan dokumen? Ceritakan pengalaman menyusun fail, menggunakan sistem pengurusan dokumen, atau mendigitalkan rekod.

2. Sejauh mana kemahiran anda dalam Microsoft Office? Jelaskan kemahiran anda dalam Word, Excel, dan Outlook termasuk fungsi yang kerap digunakan.

3. Bagaimana anda menguruskan pelbagai tugas dalam masa yang sama? Terangkan cara anda menyusun keutamaan dan menguruskan tarikh akhir.

4. Bagaimana anda mengendalikan panggilan telefon daripada pelanggan yang tidak berpuas hati? Nyatakan pendekatan anda: mendengar, memahami masalah, dan mencari penyelesaian.

5. Mengapa anda berminat dengan jawatan kerani? Hubungkan minat anda dengan kemahiran organisasi, ketelitian, dan keinginan untuk menyokong operasi pejabat.

Perkembangan Kerjaya Kerani

1. Kerani (peringkat permulaan)
2. Kerani Kanan (2-3 tahun pengalaman)
3. Ketua Kerani / Penyelia (3-5 tahun)
4. Pegawai Pentadbiran (dengan kelayakan tambahan)
5. Eksekutif Pentadbiran (dengan diploma atau ijazah)

Kerani yang memperoleh diploma atau ijazah semasa bekerja sering dinaikkan ke jawatan eksekutif pentadbiran dengan gaji yang lebih tinggi.

Kelebihan dan Kekurangan Bekerja Sebagai Kerani

Kelebihan

Jawatan kerani sesuai untuk mereka yang mencari pekerjaan tetap dengan kelayakan masuk yang rendah dan pilihan sektor yang pelbagai.

• Pendapatan stabil: gaji tetap dan konsisten setiap bulan
• Waktu kerja tetap: lazimnya waktu pejabat biasa (8 pagi hingga 5 petang)
• Kelayakan masuk rendah: hanya memerlukan SPM
• Pelbagai sektor: boleh bekerja dalam kerajaan, swasta, guaman, bank, hospital, dan banyak lagi

Kekurangan

Kerani menghadapi beberapa batasan termasuk gaji yang rendah pada peringkat awal dan peluang kenaikan pangkat yang terhad tanpa kelayakan tambahan.

• Gaji permulaan rendah: bermula pada RM1,500 sebulan
• Kerja berulang: tugas harian yang rutin boleh menjadi monoton
• Peluang kenaikan terhad: tanpa kelayakan tambahan, kenaikan pangkat mungkin terhad
• Kurang autonomi: bekerja di bawah arahan pegawai atasan dengan ruang keputusan yang terbatas

Soalan Lazim