Skop kerja dan tanggungjawab seorang pembantu tadbir meliputi pelbagai aspek pentadbiran dan sokongan dalam sesebuah organisasi. Antara tugas utama pembantu tadbir ialah mengendalikan urusan surat-menyurat, menerima dan membuat panggilan telefon, menyediakan dokumen dan laporan, serta menguruskan fail dan rekod. Selain itu, pembantu tadbir juga bertanggungjawab dalam menyelaras jadual mesyuarat, membuat persediaan logistik untuk acara syarikat, serta menguruskan inventori peralatan pejabat.
Pembantu tadbir juga perlu berinteraksi dengan pelanggan dan pelawat, serta bertindak sebagai pengantara antara pihak pengurusan dan kakitangan lain. Mereka perlu mempunyai kemahiran komunikasi yang baik, mampu bekerja dalam pasukan, serta berupaya menguruskan masa dan keutamaan tugas dengan cekap. Secara keseluruhannya, pembantu tadbir memainkan peranan penting dalam memastikan kelancaran operasi seharian sesebuah organisasi melalui sokongan pentadbiran yang cekap dan profesional.
Bidang Tugas Pembantu Tadbir
Apa Tugas / Skop Kerja Pembantu Tadbir?
Tugas pembantu tadbir merangkumi pengurusan fail dan dokumen, penyediaan surat dan laporan, pengendalian komunikasi, pengurusan inventori pejabat, serta membantu dalam pengaturan mesyuarat dan acara. Peranan mereka adalah penting dalam memastikan operasi pejabat berjalan dengan lancar dan efisien. Berikut ialah maklumat lanjut berkenaan 5 tugas utama pembantu tadbir:
1. Menguruskan Fail dan Dokumen
Pembantu tadbir bertanggungjawab untuk menguruskan fail dan dokumen pejabat. Ini termasuklah menyusun, mengemas kini, dan menyimpan rekod dengan teratur. Mereka perlu memastikan fail dan dokumen mudah diakses apabila diperlukan oleh kakitangan lain. Selain itu, mereka juga perlu mengarkibkan dokumen lama mengikut prosedur yang ditetapkan.
2. Menyediakan Surat dan Laporan
Pembantu tadbir perlu menyediakan pelbagai jenis surat dan laporan rasmi. Ini merangkumi surat perniagaan, memo dalaman, laporan mesyuarat, dan sebagainya. Mereka perlu memastikan semua dokumen ini disediakan dengan format yang betul, menggunakan bahasa yang sesuai, dan bebas daripada kesilapan ejaan atau tatabahasa.
3. Mengendalikan Panggilan Telefon dan E-mel
Pembantu tadbir sering bertindak sebagai titik hubungan pertama bagi sesebuah organisasi. Mereka perlu mengendalikan panggilan telefon dan e-mel dengan profesional dan mesra. Ini termasuklah menjawab pertanyaan, menyampaikan mesej kepada kakitangan berkenaan, dan menguruskan aduan pelanggan jika perlu.
4. Menguruskan Inventori Peralatan Pejabat
Pembantu tadbir juga bertanggungjawab untuk menguruskan inventori peralatan pejabat seperti alat tulis, kertas, dan peralatan komputer. Mereka perlu memastikan bekalan sentiasa mencukupi dan menempah semula apabila perlu. Mereka juga perlu menyelenggara rekod inventori yang tepat dan mengemas kini apabila terdapat perubahan.
5. Membantu Dalam Pengaturan Mesyuarat dan Acara
Pembantu tadbir sering terlibat dalam pengaturan mesyuarat dan acara syarikat. Mereka perlu membuat tempahan bilik mesyuarat, restoran atau tempat acara yang sesuai. Mereka juga perlu menyediakan agenda mesyuarat, bahan-bahan yang diperlukan dan mengedarkannya kepada peserta. Semasa acara, mereka mungkin perlu membantu dengan pendaftaran peserta, menguruskan logistik dan memastikan semuanya berjalan lancar.
Apa Contoh Soalan Temuduga Pembantu Tadbir
Antara soalan-soalan temuduga pembantu tadbir ialah berkaitan dengan pengalaman bekerja dalam bidang pentadbiran, pengetahuan tentang sistem pejabat, serta kemahiran komunikasi dan interpersonal. Berikut adalah beberapa contoh soalan yang mungkin ditanya:
- Apakah pengalaman anda dalam mengendalikan tugas-tugas pentadbiran?
- Bagaimanakah anda menguruskan keutamaan tugas apabila menghadapi pelbagai tugasan pada masa yang sama?
- Apakah kemahiran komputer yang anda miliki dan bagaimana ia dapat membantu dalam tugas pembantu tadbir?
- Berikan contoh situasi di mana anda perlu mengendalikan pelanggan atau pelawat yang sukar. Bagaimana anda mengatasinya?
- Bagaimanakah anda memastikan maklumat sulit organisasi sentiasa terjamin dan selamat?
- Apakah strategi anda untuk mengekalkan persekitaran kerja yang teratur dan cekap?
- Berikan contoh bagaimana anda pernah bekerja secara efektif dalam satu pasukan untuk mencapai matlamat organisasi.
- Bagaimanakah anda menangani tekanan dan kesibukan di tempat kerja?
- Apakah kekuatan dan kelemahan anda sebagai seorang pembantu tadbir?
- Mengapakah anda ingin bekerja sebagai pembantu tadbir di organisasi ini dan apakah sumbangan yang anda boleh berikan?
Apa Kebaikan dan Kekurangan Bekerja Sebagai Pembantu Tadbir?
Kelebihan bekerja sebagai pembantu tadbir termasuklah mempunyai jadual kerja yang tetap dan stabil. Pembantu tadbir biasanya bekerja waktu pejabat yang standard iaitu dari pukul 9 pagi hingga 5 petang. Ini membolehkan mereka mempunyai keseimbangan kerja dan kehidupan yang baik. Selain itu, pembantu tadbir juga berpeluang untuk mempelajari pelbagai kemahiran seperti pengurusan fail, komunikasi profesional, dan penggunaan perisian komputer. Pengalaman ini dapat membantu mereka berkembang dalam kerjaya pentadbiran. Gaji dan faedah yang ditawarkan untuk jawatan pembantu tadbir juga agak kompetitif berbanding jawatan kemasukan lain.
Kekurangan bekerja sebagai pembantu tadbir adalah kerja ini mungkin dianggap agak membosankan dan berulang-ulang bagi sesetengah individu. Tugas seperti memfail dokumen, menaip surat dan menjawab panggilan telefon mungkin menjadi rutin selepas beberapa ketika. Peluang kenaikan pangkat juga mungkin terhad kerana hierarki organisasi. Pembantu tadbir mungkin perlu berurusan dengan pelbagai kerenah pekerja lain atau pelanggan, yang boleh mendatangkan tekanan. Mereka juga sering perlu bekerja di dalam persekitaran pejabat yang tertutup sepanjang hari, tidak seperti pekerjaan yang lebih mobil atau luar pejabat.
Berapa Pendapatan Pembantu Tadbir?
Pendapatan pembantu tadbir adalah dalam lingkungan dari RM1,200 hingga RM2,500 sebulan, bergantung kepada tahap pendidikan, pengalaman kerja, sektor pekerjaan (awam atau swasta), serta lokasi. Walau bagaimanapun, angka sebenar mungkin berbeza mengikut majikan dan kelayakan individu.
Selain gaji asas, pembantu tadbir juga mungkin layak menerima elaun-elaun tertentu seperti elaun perjalanan, elaun makan, serta elaun kerja lebih masa. Elaun-elaun ini diberikan sebagai tambahan kepada gaji pokok dan jumlahnya mungkin berbeza dari satu organisasi ke organisasi yang lain.
Di samping gaji dan elaun, pembantu tadbir juga mungkin menikmati faedah-faedah pekerjaan seperti cuti tahunan bergaji, cuti sakit, perlindungan insurans perubatan, caruman kepada Kumpulan Wang Simpanan Pekerja (KWSP), serta peluang latihan dan pembangunan kerjaya.
