Skop Kerja Setiausaha Pejabat (Office Secretary)

Setiausaha pejabat memainkan peranan yang penting dalam memastikan kelancaran operasi pejabat serta menyokong pengurus atau eksekutif dalam menjalankan tugas seharian. Antara skop kerja utama seorang setiausaha pejabat termasuklah menguruskan komunikasi pejabat seperti menerima dan membuat panggilan telefon, mengendali surat-menyurat serta e-mel, dan bertindak sebagai pengantara antara pengurus dengan pelanggan atau pihak luar. Selain itu, setiausaha juga bertanggungjawab dalam menguruskan jadual harian pengurus, menyusun temujanji serta mesyuarat, dan memastikan persediaan yang rapi sebelum sesuatu acara atau perjumpaan penting.

Dalam pada itu, setiausaha pejabat juga perlu mengendalikan pelbagai tugasan pentadbiran seperti menyediakan dan memfailkan dokumen-dokumen penting, menyelenggara sistem pengarkiban syarikat, menguruskan rekod kehadiran pekerja, serta mengendalikan inventori keperluan pejabat. Mereka juga mungkin dipertanggungjawabkan untuk menguruskan perbelanjaan dan kewangan pejabat, termasuk menyediakan laporan perbelanjaan serta memproses invois dan pembayaran.

Apa Bidang Tugas / Skop Kerja Setiausaha Pejabat?

Tugas seorang setiausaha pejabat merangkumi pengurusan pentadbiran pejabat, pengendalian komunikasi, pengurusan jadual dan mesyuarat, penyediaan dokumen dan laporan, serta pemberian sokongan pentadbiran kepada kakitangan. Berikut ialah maklumat lanjut berkenaan 5 tugas utama setiausaha pejabat:

1. Menguruskan Pentadbiran Pejabat

Setiausaha pejabat bertanggungjawab untuk menguruskan pentadbiran harian pejabat. Ini termasuk menyimpan rekod, mengurus fail, menyelenggara inventori peralatan pejabat, serta memastikan persekitaran pejabat kemas dan teratur. Setiausaha pejabat juga perlu menyelaras penggunaan bilik mesyuarat dan menguruskan tempahan pengangkutan serta penginapan untuk kakitangan.

2. Mengendalikan Komunikasi Pejabat

Setiausaha pejabat merupakan orang pertama yang dihubungi oleh pelanggan dan pemegang kepentingan. Beliau bertanggungjawab untuk menjawab panggilan telefon, membalas e-mel, dan menguruskan surat-menyurat. Setiausaha pejabat juga perlu menyaring komunikasi dan menghalakan pertanyaan kepada kakitangan yang berkenaan. Selain itu, beliau juga perlu menyediakan draf surat, memo dan dokumen lain mengikut keperluan.

3. Menguruskan Jadual Dan Mesyuarat

Setiausaha pejabat berperanan untuk menguruskan jadual harian pengurus atau eksekutif. Ini melibatkan penjadualan janji temu, mesyuarat dan acara lain. Setiausaha pejabat juga perlu membuat persediaan untuk mesyuarat, termasuk menyediakan agenda, dokumen sokongan dan minit mesyuarat. Beliau juga bertanggungjawab untuk menyelaras logistik mesyuarat seperti tempahan bilik dan peralatan.

4. Menyediakan Dokumen Dan Laporan

Setiausaha pejabat sering diminta untuk menyediakan pelbagai jenis dokumen dan laporan. Ini termasuk menaip surat, memo, laporan dan pembentangan. Setiausaha pejabat perlu memastikan bahawa semua dokumen disediakan dengan teliti, kemas dan profesional. Beliau juga perlu menyemak dokumen untuk kesalahan ejaan, tatabahasa dan format sebelum diserahkan kepada penerima yang dituju.

5. Memberikan Sokongan Pentadbiran Kepada Kakitangan

Setiausaha pejabat memainkan peranan penting dalam menyediakan sokongan pentadbiran kepada kakitangan lain. Ini mungkin termasuk menguruskan perjalanan perniagaan, memproses tuntutan perbelanjaan, menyelaras latihan dan menyediakan bahan rujukan. Setiausaha pejabat juga perlu sentiasa bersedia untuk membantu kakitangan lain dengan sebarang pertanyaan atau permintaan berkaitan tugasan pentadbiran.

Apa Contoh Soalan Temuduga setiausaha pejabat?

Antara soalan-soalan temuduga setiausaha pejabat ialah mengenai pengalaman bekerja, kemahiran mengendalikan tugas-tugas pentadbiran pejabat, keupayaan berkomunikasi dengan baik, pengetahuan tentang perisian komputer, dan keupayaan menguruskan masa dengan cekap. Selain itu, majikan juga mungkin bertanya tentang cara calon mengendalikan situasi yang mencabar di tempat kerja.

Contoh-contoh soalan interview setiausaha pejabat adalah seperti berikut:

1. Apakah pengalaman anda dalam mengendalikan tugas-tugas pentadbiran pejabat?
2. Bagaimanakah anda menguruskan pelbagai tugasan dan keutamaan pada masa yang sama?
3. Apakah kemahiran komunikasi yang anda miliki dan bagaimana ia membantu anda dalam kerja sebagai setiausaha?
4. Perisian komputer apakah yang anda mahir menggunakan dan bagaimana ia membantu produktiviti anda?
5. Berikan contoh situasi mencabar yang pernah anda hadapi di tempat kerja dan bagaimana anda mengatasinya.

Apa Kelebihan dan Kekurangan Bekerja Sebagai Setiausaha Pejabat?

Kelebihan bekerja sebagai setiausaha pejabat termasuklah peluang untuk membangunkan kemahiran profesional yang pelbagai, seperti pengurusan masa, komunikasi, dan organisasi. Setiausaha pejabat sering terlibat dalam pelbagai tugas dan tanggungjawab, yang boleh menjadikan peranan ini menarik dan mencabar. Selain itu, setiausaha pejabat biasanya mempunyai peluang untuk berinteraksi dengan pelbagai individu dari pelbagai jabatan dan peringkat, membolehkan mereka membina rangkaian profesional yang luas. Pekerjaan ini juga menawarkan persekitaran kerja yang stabil dengan waktu kerja yang tetap.

Kekurangan bekerja sebagai setiausaha pejabat mungkin termasuk tekanan dan permintaan yang tinggi, terutamanya apabila berurusan dengan pelbagai tugasan dan tarikh akhir yang ketat. Peranan ini mungkin memerlukan kerja lebih masa atau tugas-tugas yang tidak dijadualkan, yang boleh mengganggu keseimbangan kerja-kehidupan. Sesetengah individu mungkin mendapati kerja pentadbiran dan rutin kurang merangsang berbanding peranan yang lebih kreatif atau berorientasikan matlamat. Selain itu, setiausaha pejabat mungkin mempunyai peluang kenaikan pangkat yang terhad dalam sesetengah organisasi, bergantung pada struktur dan saiz syarikat.

Berapa Pendapatan Setiausaha Pejabat?

Pendapatan setiausaha pejabat sebulan bermula dari RM1,500 hingga RM3,500, bergantung pada tahap pengalaman, kelayakan, dan saiz syarikat. Gaji asas ini tidak termasuk sebarang elaun atau faedah tambahan yang mungkin ditawarkan oleh majikan.

Setiausaha pejabat juga mungkin layak untuk menerima pelbagai elaun, seperti elaun perjalanan, elaun makan, dan elaun telefon. Jumlah elaun ini berbeza-beza mengikut syarikat dan jawatan yang dipegang. Sebagai contoh, sesetengah syarikat mungkin menawarkan elaun perjalanan sebanyak RM200 sebulan untuk menampung kos pengangkutan.