Surat Tolak Tawaran Internship: Contoh & Format

Oleh Nora Hana | 5 Mac 2022

Surat tolak tawaran latihan industri ialah dokumen rasmi yang dihantar oleh pelajar kepada organisasi untuk memaklumkan penolakan tawaran penempatan praktikal. Situasi ini biasa berlaku apabila pelajar menerima beberapa tawaran latihan industri serentak dan perlu memilih satu sahaja. Menulis surat penolakan yang sopan dan profesional ialah amalan baik yang menunjukkan budi bahasa dan mengekalkan hubungan baik dengan organisasi tersebut.

Tidak kira sama ada anda pelajar Diploma atau Ijazah Sarjana Muda, dari universiti atau politeknik, surat tolak tawaran perlu ditulis dalam format rasmi. Maklumkan keputusan anda secepat mungkin supaya organisasi berkenaan boleh menawarkan tempat tersebut kepada pelajar lain yang memerlukan.

Sebab Pelajar Perlu Menolak Tawaran Latihan Industri

Terdapat beberapa situasi yang memerlukan pelajar menolak tawaran latihan industri. Memahami situasi ini membantu anda menulis surat penolakan yang lebih tepat dan meyakinkan.

Telah menerima tawaran di syarikat lain yang lebih sesuai dengan bidang pengajian atau matlamat kerjaya. Ini ialah sebab paling biasa dan mudah diterima oleh organisasi.
Lokasi penempatan terlalu jauh daripada tempat tinggal atau kampus, menyebabkan kos pengangkutan dan penginapan yang tinggi.
Pertindihan tarikh antara tempoh latihan industri dan jadual peperiksaan atau semester pengajian.
Masalah kesihatan atau keluarga yang memerlukan perhatian segera dan menghalang pelajar daripada memulakan latihan.
Perubahan program pengajian seperti pertukaran kursus atau penangguhan semester yang mengubah keperluan latihan industri.

Apa pun sebab penolakan, sampaikan dengan jujur dan sopan. Organisasi yang menerima surat penolakan yang profesional biasanya tidak akan mempunyai tanggapan negatif terhadap pelajar tersebut.

Panduan Menulis Surat Tolak Tawaran Latihan Industri

Surat penolakan yang baik mempunyai beberapa ciri penting. Ikuti panduan ini untuk memastikan surat anda ditulis dengan betul dan profesional.

Gunakan format surat rasmi dengan kepala surat yang lengkap termasuk nama, alamat, tarikh dan maklumat penerima.
Nyatakan tujuan surat dengan jelas di bahagian tajuk surat. Gunakan tajuk seperti “MENOLAK TAWARAN MENJALANI LATIHAN INDUSTRI DI [NAMA SYARIKAT].”
Rujuk surat tawaran asal dengan menyebut tarikh surat tawaran yang diterima daripada organisasi.
Berikan sebab penolakan secara ringkas tanpa memberikan terlalu banyak butiran peribadi. Sebab seperti “telah ditawarkan latihan di organisasi lain” sudah mencukupi.
Ucapkan terima kasih atas kesudian organisasi menerima permohonan anda dan mohon maaf atas sebarang kesulitan.
Tandatangan surat dan sertakan maklumat perhubungan untuk rujukan.

Hantar surat ini seawal mungkin selepas membuat keputusan. Semakin cepat anda memaklumkan, semakin mudah organisasi merancang penggantian.

Contoh Surat Tolak Tawaran Latihan Industri (Format 1)

Contoh berikut dirujuk dan diubah suai daripada format yang digunakan oleh Bahagian Kemahiran dan Teknikal MARA. Format ini sesuai untuk kebanyakan situasi penolakan.

Surat Tolak Tawaran Latihan Industri (Format MARA)

Tarikh:

Pengurus,

Tuan/Puan,

MENOLAK TAWARAN MENJALANI LATIHAN INDUSTRI DI

Saya dengan segala hormatnya merujuk kepada perkara yang tersebut di atas dan surat jawapan Tuan bertarikh adalah berkaitan.

2. Adalah dimaklumkan bahawa saya, dengan dukacitanya menolak tawaran pihak Tuan/Puan untuk menjalani Latihan Industri di kerana telah ditawarkan untuk menjalani latihan yang sama di syarikat yang lain.

3. Terima kasih di atas kesudian pihak Tuan/Puan untuk menerima saya sebagai pelajar praktikal di organisasi Tuan. Saya juga ingin memohon maaf atas segala kesulitan yang telah berlaku.

Sekian, terima kasih.

Yang benar,

No K/P:

No. Tel:

Contoh Surat Tolak Tawaran Latihan Industri (Format 2)

Contoh kedua ini dirujuk daripada format UiTM Kampus Bandaraya Melaka. Format ini lebih terperinci dan sesuai untuk pelajar yang ingin menyertakan maklumat program pengajian.

Surat Tolak Tawaran Latihan Industri (Format UiTM)

Tarikh:

Pengurus,

Tuan/Puan,

PENOLAKAN PENEMPATAN LATIHAN INDUSTRI DI

Perkara di atas adalah dirujuk.

2. Dukacita dimaklumkan bahawa saya ingin membuat penolakan penempatan menjalani latihan industri yang ditawarkan oleh organisasi tuan/puan melalui surat/email/faks bertarikh .

3. Terima kasih di atas kesudian pihak Tuan/Puan untuk menerima saya sebagai pelajar praktikal di organisasi Tuan. Saya juga ingin memohon maaf atas segala kesulitan yang telah berlaku.

Sekian, terima kasih.

Yang benar,

No K/P:
Program:
Fakulti:
No. Tel:

Contoh Surat Tolak Tawaran Latihan Industri (Format Ringkas)

Bagi pelajar yang memerlukan format yang lebih ringkas dan terus kepada inti pati, contoh berikut boleh digunakan. Format ini sesuai untuk penolakan yang perlu dihantar dengan segera.

Surat Tolak Tawaran Latihan Industri (Format Ringkas)

Tarikh:

Pengurus,

Tuan/Puan,

PENOLAKAN PENEMPATAN LATIHAN INDUSTRI DI

Perkara di atas adalah dirujuk.

2. Dukacita dimaklumkan bahawa saya ingin menolak penempatan menjalani latihan industri di yang dijangka bermula pada .

3. Terima kasih di atas kesudian pihak Tuan/Puan untuk menerima saya sebagai pelajar praktikal di syarikat Tuan.

4. Saya juga ingin memohon maaf atas segala kesulitan yang telah berlaku.

Sekian, terima kasih.

Yang benar,

No K/P:

No. Tel:

Adab Menolak Tawaran Latihan Industri

Menolak tawaran latihan industri perlu dilakukan dengan penuh budi bahasa. Amalan ini bukan sahaja menunjukkan profesionalisme anda sebagai pelajar, tetapi juga melindungi reputasi institusi pengajian anda.

Maklumkan secepat mungkin. Jangan biarkan organisasi menunggu tanpa sebarang maklum balas. Semakin cepat anda memaklumkan, semakin mudah mereka membuat perancangan semula.
Gunakan saluran rasmi. Hantar surat penolakan melalui pos atau emel rasmi. Jangan hanya memberitahu melalui WhatsApp atau panggilan telefon tanpa susulan bertulis.
Jangan memberikan janji palsu. Jika anda sudah pasti ingin menolak, nyatakan dengan jelas. Jangan berikan harapan bahawa anda mungkin berubah fikiran.
Kekalkan hubungan baik. Organisasi yang anda tolak hari ini mungkin menjadi tempat kerja anda pada masa hadapan. Tanggapan pertama yang positif boleh memberi manfaat jangka panjang.
Maklumkan juga kepada penyelia akademik. Beritahu penyelia atau koordinator latihan industri di universiti anda tentang keputusan penolakan. Ini membantu mereka mengemas kini rekod dan membantu pelajar lain yang memerlukan tempat latihan.

Orang berbudi, kita berbahasa. Walaupun ini bukan penolakan tawaran kerja tetap, budi bahasa perlu dijaga kerana ia mencerminkan peribadi anda sebagai profesional masa depan.

Soalan Lazim

Bilakah masa yang sesuai untuk menghantar surat tolak tawaran latihan industri?

Hantar surat penolakan secepat mungkin selepas anda membuat keputusan, sebaik-baiknya dalam tempoh 3 hingga 5 hari bekerja selepas menerima tawaran. Ini memberi masa yang cukup kepada organisasi untuk menawarkan tempat kepada pelajar lain.

Bolehkah saya menolak tawaran latihan industri melalui emel sahaja?

Ya, emel diterima sebagai kaedah komunikasi rasmi. Namun, lebih baik jika anda juga menghantar surat fizikal sebagai susulan. Pastikan emel ditulis dalam format rasmi dan bukan seperti mesej biasa.

Adakah penolakan tawaran latihan industri menjejaskan rekod akademik saya?

Tidak, penolakan tawaran tidak menjejaskan rekod akademik. Namun, pastikan anda sudah mempunyai penempatan latihan industri yang lain sebelum menolak. Maklumkan juga kepada koordinator latihan industri di universiti anda.

Perlukah saya menyatakan sebab penolakan dalam surat?

Ya, disarankan untuk menyatakan sebab secara ringkas. Sebab seperti 'telah ditawarkan latihan di organisasi lain' sudah mencukupi. Anda tidak perlu memberikan butiran terperinci tentang organisasi yang dipilih.

Apa yang perlu dilakukan jika saya sudah mengesahkan penerimaan tetapi ingin menarik diri?

Hubungi organisasi secepat mungkin melalui telefon dan susuli dengan surat rasmi. Mohon maaf atas kesulitan dan berikan sebab yang jujur. Walaupun keadaan ini tidak ideal, memaklumkan lebih awal lebih baik daripada tidak muncul pada hari pertama.

Bolehkah saya menolak tawaran latihan industri selepas bermula?

Menolak selepas bermula adalah lebih rumit dan boleh menjejaskan reputasi anda dan universiti anda. Berbincang dengan penyelia akademik terlebih dahulu sebelum membuat keputusan. Jika terpaksa menarik diri, berikan notis yang mencukupi dan bantu dalam proses peralihan.

Adakah saya perlu CC surat ini kepada universiti?

Ya, disarankan untuk menghantar salinan (CC) kepada koordinator latihan industri atau penyelia akademik di universiti anda. Ini memastikan semua pihak dimaklumkan dan rekod dikemas kini.