Contoh Surat Tunjuk Sebab: Tidak Hadir Kerja & Lewat

Oleh Nora Hana | 28 Ogos 2021

Surat tunjuk sebab ialah dokumen rasmi yang ditulis oleh pekerja untuk menjelaskan kepada majikan tentang sesuatu kesalahan atau pelanggaran yang dilakukan di tempat kerja. Ia biasanya dikeluarkan apabila pekerja tidak hadir kerja tanpa kebenaran, lewat hadir kerja, tidak menghadiri mesyuarat atau kursus, atau melakukan kesalahan tata tertib yang lain. Surat ini penting kerana ia menunjukkan tanggungjawab dan kesediaan pekerja untuk memberikan penjelasan.

Surat tunjuk sebab dalam Bahasa Inggeris dikenali sebagai “show cause letter.” Pekerja biasanya diminta menulis surat ini selepas menerima notis daripada majikan atau jabatan sumber manusia. Surat yang ditulis dengan baik boleh membantu mengurangkan tindakan tatatertib yang dikenakan.

Kepentingan Surat Tunjuk Sebab di Tempat Kerja

Menulis surat tunjuk sebab bukan sekadar formaliti. Ia mempunyai beberapa fungsi penting dalam konteks hubungan pekerja dan majikan.

Melindungi hak pekerja dengan memberi peluang untuk menjelaskan keadaan sebelum sebarang tindakan tatatertib diambil. Di bawah Akta Kerja 1955, pekerja berhak memberi penjelasan sebelum dihukum.
Menunjukkan sikap bertanggungjawab dan profesional. Pekerja yang memberikan penjelasan yang jujur dan lengkap biasanya dilayan dengan lebih belas kasihan oleh majikan.
Mewujudkan rekod bertulis yang boleh dirujuk oleh kedua-dua pihak. Rekod ini penting jika berlaku pertikaian pada masa hadapan.
Membantu majikan membuat keputusan yang adil berdasarkan maklumat yang lengkap dan bukan andaian semata-mata.

Surat tunjuk sebab mesti ditulis dalam format rasmi. Komunikasi melalui WhatsApp atau SMS tidak diterima sebagai penjelasan rasmi dalam kebanyakan organisasi. Cetak surat dan tandatangan, atau hantar melalui emel rasmi syarikat.

Contoh Surat Tunjuk Sebab Tidak Hadir Kerja

Ketidakhadiran kerja tanpa kebenaran boleh mengakibatkan tindakan tatatertib jika tidak diberikan penjelasan yang memuaskan. Berikut ialah contoh surat yang boleh digunakan.

Surat Tunjuk Sebab Ketidakhadiran Kerja

Tarikh:

Pengurus,

Tuan/Puan,

SURAT TUNJUK SEBAB KETIDAKHADIRAN KERJA

Saya dengan segala hormatnya, merujuk kepada perkara di atas. Saya tidak dapat hadir kerja pada .

2. Sebab ketidakhadiran saya ialah kerana . Contohnya: Saya tidak dapat hadir kerana mengalami migrain yang berpanjangan. Saya kepilkan sekali surat pelepasan doktor dan MC dari .

3. Saya ingin memohon maaf sekiranya ketidakhadiran saya menyusahkan Tuan.

4. Saya berjanji tidak akan mengulangi lagi perkara ini. Saya juga akan memaklumkan Tuan terlebih dahulu jika tidak dapat hadir pada saat akhir.

Sekian, terima kasih.

Yang benar,

Pastikan anda melampirkan dokumen sokongan seperti surat pelepasan doktor (MC), laporan polis atau bukti lain yang berkaitan untuk mengukuhkan penjelasan anda.

Contoh Surat Tunjuk Sebab Lewat Hadir Kerja

Kelewatan berulang kali boleh dianggap sebagai kesalahan tatatertib. Surat tunjuk sebab untuk kelewatan perlu menjelaskan keadaan khusus yang menyebabkan anda lewat pada tarikh tertentu.

Surat Tunjuk Sebab Lewat Hadir Kerja

Tarikh:

Pengurus,

Tuan/Puan,

SURAT TUNJUK SEBAB LEWAT HADIR KERJA

Saya dengan segala hormatnya, merujuk kepada perkara di atas. Saya lewat hadir kerja pada .

2. Sebab kelewatan saya ialah kerana . Contohnya: Saya lewat hadir kerja kerana menghantar anak saya ke klinik terlebih dahulu. Anak saya mengalami demam panas yang teruk dan muntah-muntah.

3. Saya ingin memohon maaf sekiranya kelewatan saya menyusahkan Tuan.

4. Saya berjanji tidak akan mengulangi lagi perkara ini. Saya juga akan memaklumkan Tuan terlebih dahulu jika lewat datang kerja pada hari tersebut.

Sekian, terima kasih.

Yang benar,

Contoh Surat Tunjuk Sebab Kesalahan Tata Tertib

Kesalahan tata tertib merangkumi pelbagai pelanggaran peraturan syarikat selain daripada ketidakhadiran dan kelewatan. Contoh termasuk pelanggaran kod pakaian, penggunaan peralatan syarikat tanpa kebenaran atau kelalaian dalam menjalankan tugas.

Surat Tunjuk Sebab Kesalahan Tata Tertib

Tarikh:

Pengurus,

Tuan/Puan,

SURAT TUNJUK SEBAB KESALAHAN TATA TERTIB

Saya dengan segala hormatnya, merujuk kepada perkara di atas. Saya telah melakukan kesalahan pada .

2. Perkara itu terjadi kerana .

3. Saya memohon maaf sekiranya kesalahan saya ini mengganggu urusan pejabat.

4. Saya juga berharap agar kesalahan ini tidak memburukkan reputasi jabatan / syarikat.

5. Saya berjanji tidak akan mengulangi lagi perkara ini.

Sekian, terima kasih.

Yang benar,

Contoh Surat Tunjuk Sebab Tidak Hadir Kursus dan Mesyuarat

Ketidakhadiran kursus atau mesyuarat yang telah dijadualkan juga memerlukan penjelasan rasmi. Kedua-dua situasi ini memerlukan alasan yang kukuh kerana ia melibatkan perancangan dan peruntukan sumber oleh organisasi.

Surat Tunjuk Sebab Tidak Hadir Kursus

Tarikh:

Pengurus,

Tuan/Puan,

SURAT TUNJUK SEBAB KETIDAKHADIRAN KURSUS

Dengan segala hormatnya, merujuk kepada perkara di atas. Saya tidak dapat hadir ke pada yang bertempat di .

2. Sebab ketidakhadiran saya ialah kerana . Contohnya: Saya tidak dapat hadir kursus kerana anak saya kurang sihat dan tiada siapa dapat menjaganya.

3. Saya ingin memohon maaf sekiranya ketidakhadiran saya menyusahkan Tuan.

4. Saya berjanji tidak akan mengulangi lagi perkara ini. Saya juga akan memaklumkan Tuan terlebih dahulu jika tidak dapat hadir pada saat akhir.

Sekian, terima kasih.

Yang benar,

Surat Tunjuk Sebab Tidak Hadir Mesyuarat

Tarikh:

Pengurus,

Tuan/Puan,

SURAT TUNJUK SEBAB KETIDAKHADIRAN MESYUARAT

Dengan segala hormatnya, merujuk kepada perkara di atas. Saya tidak dapat hadir ke pada di .

2. Sebab ketidakhadiran saya ialah kerana . Contohnya: Saya tidak dapat hadir kerana mengalami cirit birit di rumah.

3. Saya ingin memohon maaf sekiranya ketidakhadiran saya menyusahkan Tuan.

4. Saya berjanji tidak akan mengulangi lagi perkara ini. Saya juga akan memaklumkan Tuan terlebih dahulu jika tidak dapat hadir pada saat akhir.

Sekian, terima kasih.

Yang benar,

Cara Membalas Show Cause Letter daripada Majikan

Apabila anda menerima show cause letter daripada majikan atau jabatan sumber manusia, anda perlu membalasnya dalam tempoh yang ditetapkan. Berikut ialah panduan untuk membalas dengan berkesan.

Baca surat dengan teliti dan fahami kesalahan yang dituduhkan. Pastikan anda memahami tarikh, butiran kejadian dan tindakan yang diminta oleh majikan.
Balas dalam tempoh yang ditetapkan. Kebanyakan show cause letter memberi tempoh 3 hingga 7 hari untuk membalas. Jangan abaikan atau lewat membalas kerana ia boleh dianggap sebagai pengakuan bersalah.
Jelaskan keadaan dengan jujur. Berikan fakta yang tepat dan lampirkan bukti sokongan jika ada. Elakkan daripada memberikan alasan yang tidak benar kerana ia boleh memburukkan keadaan jika didapati.
Tunjukkan penyesalan dan komitmen. Mohon maaf atas kesalahan dan nyatakan langkah-langkah yang akan diambil untuk mengelakkan pengulangan.
Gunakan format surat rasmi. Balas menggunakan format surat rasmi seperti contoh-contoh di atas. Pastikan surat ditandatangani dan bertarikh.

Jangan terburu-buru untuk berhenti kerja apabila menerima show cause letter. Beri penjelasan yang baik terlebih dahulu kerana banyak kes diselesaikan dengan amaran lisan atau bertulis sahaja, tanpa tindakan tatatertib yang lebih berat.

Soalan Lazim

Berapa lama masa yang diberikan untuk membalas surat tunjuk sebab?

Tempoh biasa yang diberikan ialah 3 hingga 7 hari bekerja dari tarikh surat tunjuk sebab diterima. Tempoh ini dinyatakan dalam surat daripada majikan. Jika anda memerlukan masa tambahan, maklumkan kepada jabatan sumber manusia secara bertulis.

Bolehkah surat tunjuk sebab mengakibatkan pembuangan kerja?

Surat tunjuk sebab sendiri tidak mengakibatkan pembuangan kerja. Ia ialah peluang untuk pekerja memberikan penjelasan. Pembuangan kerja hanya berlaku jika penjelasan tidak memuaskan dan kesalahan dianggap serius selepas siasatan tatatertib dijalankan.

Perlukah saya melampirkan bukti sokongan bersama surat tunjuk sebab?

Ya, sangat disarankan. Bukti sokongan seperti surat pelepasan doktor, laporan polis, gambar atau dokumen lain mengukuhkan penjelasan anda dan meningkatkan peluang penjelasan diterima oleh majikan.

Adakah surat tunjuk sebab direkodkan dalam fail peribadi pekerja?

Ya, surat tunjuk sebab dan balasannya biasanya disimpan dalam fail peribadi pekerja. Rekod ini boleh dirujuk jika berlaku kesalahan berulang atau pertikaian pada masa hadapan.

Bolehkah saya menolak untuk menulis surat tunjuk sebab?

Anda berhak untuk tidak menulis surat tunjuk sebab, tetapi ini tidak disarankan. Keengganan untuk memberikan penjelasan boleh dianggap sebagai pengakuan bersalah oleh majikan dan mungkin menyebabkan tindakan tatatertib yang lebih berat.

Apakah perbezaan antara surat tunjuk sebab dan surat amaran?

Surat tunjuk sebab ialah permintaan kepada pekerja untuk menjelaskan kesalahan, manakala surat amaran ialah tindakan tatatertib yang dikenakan selepas penjelasan dinilai. Surat tunjuk sebab datang sebelum surat amaran dalam proses tatatertib.